25. Mai – Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Ist Ihr Unternehmen oder Ihr Verein bereits DSGVO-fit? Wer sich noch nicht mit dem Thema Datenschutz befasst hat, sollte das rasch nachholen, denn bei Missachtung drohen hohe Strafen. Tipp: Checkliste DSGVO auf www.wko.at

KFZ Nutzungsvereinbarung

Mitarbeiter dürfen Firmenfahrzeuge oft auch privat nutzen.
Tipp: eine schriftliche Nutzungsvereinbarung mit den folgenden Punkten:

Fahrzeugwahl

Fahrzeugtyp oder Tausch auch auf ein ähnliches bzw. gleichwertiges Fahrzeug legt der Arbeitgeber fest.

Ausmaß der
Privatnutzung

Höchstgrenze für Privatkilometer und Regelung hinsichtlich Auslandsfahrten.

Nutzung durch Dritte

Die Nutzung durch Familienangehörige kann bei Einhaltung der übrigen Bedingungen genehmigt werden.

Führung eines steuer­lichen Fahrtenbuches

Mitarbeiter vertraglich dazu verpflichten; separate Anweisung und regelmäßige Kontrolle wichtig.

Widerruf der
Privatnutzung

Vertraglich festlegen! Der Arbeitgeber kann dann bei Vorliegen von sachlichen Gründen (zB Dienstfreistellung, Veränderung der Tätigkeit, Karenz, Führerscheinentzug) die Herausgabe und Rückstellung des Fahrzeuges verlangen. Achtung: Auch bei zulässigem Entzug kann finanzieller Ersatz durch den Dienstgeber anfallen.

Was ist, wenn eine solche Klausel fehlt?

Widerruf nur in beiderseitigem Einvernehmen möglich.

Sorgfaltspflicht,
Wartungspflicht

Mitarbeiter trifft die notwendigen Maßnahmen in Absprache und auf Kosten des Dienstgebers; Kostentragung (Betriebskosten und Parkgebühren) für Privatfahrten regeln.

Sachbezug für
private Nutzung

Hinweis auf Dienstvertrag

Meldepflichten und Verhaltensregeln

Bei Unfällen und Entzug des Führerscheins sofortige Meldepflicht; Einhaltung der Straßenverkehrsordnung, Inbetriebnahme nur im fahrtauglichen Zustand; Rauchverbot im Auto.

Haftung für Schäden

Bei Unfall während Privatfahrt ist der Dienstnehmer verantwortlich und ersatzpflichtig; zB Übernahme des Selbstbehalts; Dienstgeber muss im Konfliktfall den Beweis für Privatfahrt erbringen.

“Ihr” Sachbezug für “sein” Auto

In der Praxis kommt es vor, dass der wesentlich beteiligte Gesellschafter ein Kfz der GmbH auch für Privatfahrten nutzt. Auch die Gattin, die in der GmbH als Dienstnehmerin beschäftigt ist, nutzt dieses Fahrzeug privat. Und schon wurde im Zuge einer GPLA-Prüfung der „halbe“ Sachbezug für die Gattin vorgeschrieben.

Obwohl es zusätzlich noch vier private Fahrzeuge gibt, hat das Bundesfinanzgericht den Ansatz des halben Sachbezuges bestätigt. Begründung: Der Besitz von Privatfahrzeugen schließt die Nutzung des Firmen-Kfz für private Fahrten nicht aus. Selbst wenn die GmbH der Gattin des Gesellschafters Privatfahrten mit dem Firmen-Kfz verboten hätte, wäre dieses Verbot unter Eheleuten kaum ernst gemeint.

FinanzOnline im neuen Kleid

FinanzOnline wurde modernisiert und soll nun den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen. Das Portal lässt sich nur noch mit aktuellen Browsern öffnen – z.B. mit Internet Explorer ab 9, Mozilla Firefox ab 27. Der PIN muss 8 bis 128  Stellen aufweisen und einen Buchstaben und eine Ziffer enthalten. Bisher waren maximal 12 Zeichen möglich. Anstelle der Druckansicht kann man nun direkt über die Druckfunktion des Browsers drucken.

Broschüre Dienstleistungsscheck

Private Dienstleistungen wie Putzen, Babysitten oder Altenbetreuung kann man legal mit einem Dienstleistungsscheck (DLS) bezahlen. Wie das geht, steht in der neuen Broschüre des DLS-Kompetenzzentrums, das in der Versicherungsanstalt für Eisenbahnen und Bergbau angesiedelt wurde. Auf 15 Seiten finden Sie auch die relevanten Mindestlöhne und die Info zur Sozialversicherung.

Tipp: Bestellen Sie den DLS unter www.dienstleistungsscheck-online.at Dort können Sie jeden beliebigen Euro-Betrag als DLS erwerben.

Vereine: PRAE nicht nur für Wettkampfsport

Die eigens für den Sport geschaffene Pauschale Reiseaufwandsentschädigung (PRAE) gilt für jegliche sportliche Betätigung und nicht nur – wie man bislang dachte – nur für den Wettkampfsport. Das wurde nun gerichtlich bestätigt. Aufwandsentschädigungen für Personen, die bei einem gemeinnützigen Sportverein im Nebenberuf tätig sind, können bis zu 540 € monatlich betragen. Sie werden ausbezahlt, ohne dass sich daraus eine Versicherungspflicht ergibt. Das betrifft z.B. Trainer und Übungsleiter, die im Breiten- und Gesundheits- bzw. Fitnesssport für einen Sportverein tätig sind.

Förderung Digitale Weiterbildung

Die Wirtschaftskammer fördert Weiterbildung in Sachen Digitalisierung mit 50 %. Um die Förderung in Anspruch nehmen zu können, wählt man einen passenden Kurs aus der Liste der förderbaren Kurse, lässt sich vorab die Förderung bestätigen, meldet sich an und rechnet nach dem Kursbesuch die Förderung ab. Die Förderung erhalten Unternehmen mit Gewerbeschein und gilt auch für deren Arbeitnehmer. Der Bonus beträgt 50 % der Kurskosten, max. 600 € pro teilnehmender Person und Kurs. Der Mindestförderbetrag beträgt 100 €.

Infos unter: www.wko.at/kmu-digital

SVA-Gesundheitsprogramm

Die Krankenversicherung bei der Sozialversicherung der gewerblichen Wirtschaft (SVA) kostet 7,65 % der Beitragsgrundlage. SVA-Versicherte können neben den ärztlichen Leistungen auch Leistungen im Bereich “Gesundheit & Vorsorge” in Anspruch nehmen und so ihre Beiträge teilweise wieder zurückbekommen. Ein paar Beispiele:

www.svagw.at > Gesundheit&Vorsorge

Weniger Firmenpleiten 2017

Wie der Kreditschutzverband berichtet, gab es seit 20 Jahren nicht mehr so wenige Unternehmensinsolvenzen wie im Jahre 2017, nämlich österreichweit nur 5.079 Fälle. Das entspricht einem Rückgang gegenüber dem Vorjahr um 2,8 %. Von Pleiten betroffen waren 16.300 Dienstnehmer (minus 15 % gegenüber 2016). Der Grund dürfte die gute Wirtschaftsentwicklung gewesen sein. Während in sieben Bundesländern ein Rückgang zu verzeichnen war, gab es in Oberösterreich einen leichten, in Niederösterreich mit 13,9 % aber sogar einen starken Anstieg der Insolvenzen.

Tipps zum Pensionsantritt

Für alle, die bis 31.12.1954 geboren wurden, gilt das alte Pensionsrecht. Für Geburtstage ab dem 1.1.1955 und erstmalige Erwerbe von Versicherungszeiten nach dem 31.12.2004, gilt das neue Recht in Form des Pensionskontos.

Zuständig ist jeweils jener Pensionsträger, bei dem in den letzten 15 Jahren vor dem Pensionsstichtag die meisten Versicherungszeiten erworben wurden. Das früheste Antrittsalter in der Alterspension ist für Männer 65 Jahre, für Frauen 60 Jahre. Für Frauen mit Geburtstagen ab dem 2.12.1963 wird das Regelpensionsalter sukzessive auf 65 angehoben; ab 2033 sind beide dann gleichgestellt.

Altes Pensionsrecht

Nach altem Recht braucht man mindestens 15 Jahre Pflicht- oder freiwillige Pensionsversicherungszeiten oder 300 Versicherungsmonate (25 Jahre) (z.B. Zeiten beim AMS, Notstandshilfe) oder 180 Versicherungsmonate (15 Jahre) in den letzten 30 Jahren. Die Pension wird nach einer komplizierten Vergleichsrechnung ermittelt. Es sind jeweils die besten Jahre ausschlaggebend, wobei derzeit bereits rund 30 Arbeitsjahre in die Berechnung miteinbezogen werden. Die Höhe der voraussichtlichen Pension erfährt man am besten durch eine Vorausberechnung.

Neues Pensionsrecht (Pensionskonto)

Nach neuem Recht sind mindestens 180 Versicherungsmonate (15 Jahre) notwendig, davon mindestens sieben Jahre mit Erwerbstätigkeit. Zeiten für die Pflege eines nahen Angehörigen (Stufe 3), eines behinderten Kindes und Familienhospizkarenz gelten als Zeiten der Erwerbstätigkeit. Die Berechnung der Pension sieht man am Pensionskonto. Für die Pension werden jährlich 1,78 % der Beitragsgrundlage gutgeschrieben. Für Jahre bis 2013 erhält man eine Erstgutschrift und danach jährlich Teilgutschriften. Also z.B. für 10.000 € Beitragsgrundlage werden 178 € pro Jahr gutgeschrieben; das sind monatlich 12,71 € an Pension. Diese Beträge werden dann jährlich valorisiert. 

Zeiten und Grundlagen prüfen lassen

Nur ein vollständiges Pensionskonto gibt genaue Auskunft über die bereits zustehende Pension. Daher am besten anhand eines Versicherungsdatenauszuges sowohl die Versicherungszeiten als auch die Grundlagen prüfen und gegebenenfalls Fehler melden und korrigieren lassen. Auch Versicherungszeiten ohne Verdienst können sich positiv auf die Pension auswirken; daher prüfen, ob auch Zeiten wie AMS, Mutterschutz, Kindererziehung, Pflegezeiten, Präsenzdienst und Zivildienst, Krankengeld, Selbstversicherung durch Option neben einer geringfügigen Beschäftigung angeführt sind.

Interessant ist für Familien: Wem kommen die Kindererziehungszeiten zugute? Nach Bezug des Kinderbetreuungsgeldes, hat man ein Wahlrecht, wenn beide arbeiten. Dieses Wahlrecht kann man bis zur Erledigung des Pensionsantrags eines Elternteils ausüben. Schul- und Studienzeiten gelten nur dann, wenn man diese nachkauft. Wenn man bereits dafür bezahlt hat, und es sich nicht lohnt, dann wird zurückbezahlt.

Stichtag und Pensionsantrag

Als Stichtag gilt der nächste Monatserste nach dem Geburtstag. Valorisiert wird die Pension erst ab dem zweiten Kalenderjahr nach Pensionsbeginn. Daher macht es keinen Sinn, die Pension etwa auf den nächsten 1.1. aufzuschieben. Eine Pension erhält man erst nach einem gültigen Pensionsantrag – dieser gilt nicht rückwirkend! In der nächsten impuls-Ausgabe lesen Sie, welche Möglichkeiten es gibt, die Pensionshöhe zu steuern und ob es sich überhaupt lohnt weiterzuarbeiten.

Brauche ich einen Datenschutzbeauftragten?

Die Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des österreichischen Datenschutzgesetzes (DSG) gelten ab 25.05.2018.

Ziel ist einerseits, ein Höchstmaß an Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten, andererseits soll verhindert werden, dass Daten versehentlich durch den jeweiligen Betroffenen selbst der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden.

Eine Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für Unternehmen nur vorgesehen, wenn deren Kerntätigkeit

Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten müssen veröffentlicht und der Datenschutzbehörde mitgeteilt werden.

Die Geldstrafen bei Missachtung der Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten sind enorm hoch: Sie betragen bis zu 10 Mio € oder zwei Prozent des letztjährigen weltweiten Jahresumsatzes. Zu beachten ist auch, dass ein freiwillig bestellter Datenschutzbeauftragter dieselbe Stellung und dieselben Aufgaben wie ein verpflichtend zu bestellender Datenschutzbeauftragter hat.

Wirtschaftliche Eigentümer-Register – Was ist zu tun?

Mit 15.1.2018 ist das Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz (WiEReG) in Kraft getreten.

Das WiEReG sieht die verpflichtende Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer von inländischen Rechtsträgern (z.B. Personen- und Kapitalgesellschaften, Privatstiftungen, Vereine) vor. Bis 1.6.2018 ist für sämtliche wirtschaftliche Eigentümer die erstmalige Meldung (Unternehmerserviceportal) durchzuführen. Die Daten sind jährlich zu überprüfen.

Meldepflichtige Daten:

Meldepflichtige erhalten voraussichtlich ab April 2018 ein Informationsschreiben. Ausnahmen von der Meldepflicht bestehen, wenn die Daten aus bereits bestehenden Datenbanken (z.B. Firmenbuch) bezogen werden können.

Achtung hohe Strafen:

Was ist eine E-Rechnung?

Die echte E-Rechnung kann mehr als eine PDF-Rechnung – sie liefert alle wichtigen Informationen gleich mit:

PDF-Rechnung

Oft kommen solchen Rechnungen per E-Mail oder werden beim Posteingang eingescannt. Der große Vorteil liegt darin, dass sie elektronisch archiviert werden können. Damit ist eine papierlose Buchhaltung möglich. Der Beleg wird direkt mit der Buchung verknüpft und kann jederzeit aufgerufen werden. Nachteil: Keine Ersparnis bei der Verbuchung, da die Rechnung von Hand erfasst werden muss.

Durchsuchbares PDF

Diese besondere Form des PDFs lässt bei der Verbuchung eine OCR-Erkennung zu. So arbeiten z.B. auch die Bank-Apps, die Foto-Überweisung anbieten. Vorteil: Manche Daten werden automatisch erkannt und erleichtern die Verbuchung. Nachteil: Die Erkennung ist nicht zuverlässig.

Echte E-Rechnung

Hier werden die relevanten Informationen wie Rechnungsaussteller, -empfänger, -betrag, -datum, UID-Nummer oder IBAN z.B. mittels XML-Schnittstelle mit dem PDF mitgeliefert. In Österreich muss man Rechnungen an den Bund im XML-Format mittels ebInterface stellen. Auch Rechnungen mit QR-Code liefern elektronisch verarbeitbare Zusatzinformationen.

Weitere Infos: www.wko.at/e-rechnung

GmbH gründen jetzt elektronisch möglich

Seit Anfang 2018 kann man eine Einpersonen-GmbH ohne Notar gründen.

Errichtungsurkunde

Die Errichtungsurkunde – das ist der Gesellschaftsvertrag bei einer Einpersonen-GmbH – wird über das Unternehmensserviceportal (USP) auf www.usp.gv.at elektronisch erstellt und an das Firmenbuch weitergeleitet. Sie muss folgende Punkte enthalten:

Die Errichtungsurkunde darf höchstens noch Folgendes beinhalten:

Die Bank bekommt eine wichtige Rolle

Der Weg zur Bank bleibt einem nicht erspart, denn die GmbH braucht ein eigenes Konto auf das man die Stammeinlage einzahlt. Die Bank muss auch die Identität des Gründers prüfen. Ausweis daher nicht vergessen! Die Bank schickt eine Ausweiskopie, die Bestätigung über die Einzahlung sowie eine Musterzeichnung ans Firmenbuchgericht.

Tipp: Zuerst zur Bank! Für die Firmenbuchanmeldung brauchen Sie den IBAN des Geschäftskontos.

So kommen Sie zur GmbH

Alles was Sie brauchen ist eine Handysignatur oder Bürgerkarte. Damit registrieren Sie sich beim USP. Im zweiten Schritt legen Sie innerhalb des USP ein Gründerkonto an.

USP-Gründerkonto

Mit Anlage des Gründerkontos können Sie weitere Wege elektronisch erledigen:

Welche GmbHs können nicht elektronisch gegründet werden?

Fast ohne Gebühren

Die elektronische Gründung geht schnell und kostet fast nichts (außer die Stammeinlage):

Sinnvolle Gründungsberatung

Auch wenn die rasche Gründung einer Einpersonen-GmbH verlockend klingen mag, so empfehlen wir, sich vor der Gründung umfassend zu informieren. Denn die GmbH muss z.B. immer eine doppelte Buchhaltung führen und jährlich eine Bilanz erstellen. Steuerlich fällt auch in Verlustjahren die jährliche Mindestkörperschaftsteuer von 500 € im ersten bis 1.750 € ab dem elften Jahr an.

Aus dem Regierungsprogramm

Das Regierungsprogramm verspricht einiges zum Thema Wirtschaft und Steuern. Wir werden sehen, was davon tatsächlich umgesetzt wird.

Generell geht es darum, die Abgabenquote von derzeit rund 43 % in Richtung 40 % zu senken. Dabei will man in erster Linie die Lohnnebenkosten senken. Aber auch die Lohn- und Einkommensteuertarife sollen wieder einmal geändert werden. Weiters ist die Absenkung der Körperschaftsteuer geplant, vor allem auf nicht entnommene Gewinne, die aber schon jetzt nur mit 25 % besteuert werden.

Der sogenannten „kalten Progression“, also dem schrittweisen Hineinschlittern in eine höhere Steuerprogression durch die Inflation, soll auch der Kampf angesagt werden. Und schließlich soll dem Tourismus unter die Arme gegriffen werden, indem die 13 %-ige Umsatzsteuer abgeschafft wird.

Lohnverrechnung neu

Reformieren will man auch die Lohnverrechnung, wobei die Berechnungsgrundlagen für die Lohnsteuer und die Sozialversicherung vereinheitlicht werden sollen. Bei den Sonderzahlungen sind auch Änderungen geplant: Die Flut an Sonderbestimmungen möchte man eindämmen. Die Finanzverwaltung soll schließlich auch für Fragen der Sozialversicherungsbeiträge als zentrale Ansprechstelle fungieren. Mit diesen Vorhaben werden bei Steuerberatern offene Türen eingerannt, jedoch haben wir solche und ähnliche Ankündigungen nicht zum ersten Mal vernommen.

Über den bereits beschlossenen Familienbonus ab 2019 ist in den Medien schon ausführlich berichtet worden. Er ist als Steuerabsetzbetrag in Höhe von jährlich 1.500 € vorgesehen. Dieser steht bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres zu, sofern Anspruch auf Familienbeihilfe besteht. Für volljährige Kinder, für die Familienbeihilfe bezogen wird, soll Anspruch auf einen Familienbonus in der Höhe eines Absetzbetrages von 500 € bestehen.

Lesen Sie auf Seite 2 alles zum geplanten Familienbonus. Dort haben wir auch einige Rechenbeispiele für Sie zusammengestellt.

Bürokratieabbau geplant

Viel möchte man auch beim Bürokratieabbau umsetzen. Statistische Meldepflichten sollen reduziert werden, etwa bei den an die Statistik Austria abzuliefernden Daten. Jene aus der Lohnverrechnung sollen von der Sozialversicherung direkt gemeldet werden. Für Unternehmensförderungen ist ein One-Stop-Shop geplant mit dem Ziel, höhere Effizienz zu erzielen und Mehrfachförderungen zu vermeiden.

Schließlich soll auch das Vergaberecht vereinfacht werden. Es sollen höhere Schwellenwerte eingeführt und das Bestbieterprinzip soll ausgebaut werden. Beim Betriebsanlagenrecht plant man einheitliche Anlaufstellen zwecks Beschleunigung und Erleichterung der Verfahren. Auch die Arbeitnehmerschutzvorschriften werden in die Mangel genommen: es soll Ordnung in den teilweise vorherrschenden Dschungel gebracht werden. Derzeit mischen da zu viele Behörden mit. Man darf gespannt sein, was von alledem tatsächlich umgesetzt werden wird.

Familienbonus bringt 1.500 Euro pro Kind

2019 ist es soweit: Der Familienbonus löst die bisherigen Steuerzuckerln ab. Grundsätzlich steigen die meisten Familien jetzt besser aus als zuvor. Wir haben gerechnet und verglichen.

Familienbonus (geplant):

Andere Steuerzuckerln gehen verloren

Wer gewinnt?

Was muss einer verdienen?

Das muss man als Alleinverdiener verdienen um den Familienbonus voll ausnützen zu können:

Anzahl

Kinder

Bruttolohn/-gehalt pro Monat

Familien-

bonus

1

1.750

1.500

2

2.215

3.000

3

2.651

4.500

4

3.087

6.000

Die Grenze liegt bei einem Kind bei einem Bruttogehalt von 1.750 € pro Monat. Das bedeutet, dass all jene, die weniger verdienen, einen geringeren Bonus bekommen.

Das neue Gesetz sieht außerdem vor, dass der Familienbonus vor dem Verkehrsabsetzbetrag für Arbeitnehmer von 400 € ausbezahlt wird. Dieser kann über die Negativsteuer im Steuerausgleich gutgeschrieben werden.

Wer verliert?

Gegenüber der aktuellen Rechtslage gibt es keine Verlierer. Niedrigverdiener gehen da wie dort leer aus. Allerdings bekommen Alleinverdiener und Alleinerzieher jetzt den Zusatzbonus von immerhin 250 € pro Jahr und Kind.

Das kommt 2018

2018 steht ganz im Zeichen der Digitalisierung: Viele Änderungen stellen eine Erleichterung dar, andere eine Herausforderung. Hier ein Überblick:

1. Jänner

1. Mai

25. Mai

1. Juli

31. Dezember

Editorial

Liebe Leserin, lieber Leser!

Jetzt wird es ernst mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) – der 25. Mai naht mit Riesenschritten. Zuletzt haben wir einen Überblick gegeben, jetzt geht es speziell um den Datenschutzbeauftragten. Auch wenn nur wenige Unternehmen formell einen brauchen, so müssen sich doch alle mit der DSGVO beschäftigen. Vorträge und Infos bietet die Wirtschaftskammer.

Die neue Regierung hat die ersten konkreten Projekte in Angriff genommen. Wir haben uns den Familienbonus angesehen und verschiedene Konstellationen durchgerechnet. Sie finden auch die Pläne für Steuern und Wirtschaft, die ebenfalls auf Realisierung warten.

Viel Spaß beim Lesen!