Belege optimal aufbewahren
Bücher und Aufzeichnungen, die Belege dazu, bedeutsame Geschäftspapiere und Unterlagen sind sieben Jahre im Original aufzubewahren.
Belege können entweder
- in Papierform
- mittels optischer Archivierungssysteme oder
- in elektronisch gespeicherter Form aufbewahrt werden.
Elektronische Datenträger
Bei Aufbewahrung auf Datenträgern muss die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gesichert sein. Trotz elektronischem Archiv empfehlen wir derzeit noch Papier-Eingangsrechnungen für den Vorsteuerabzug aufzubewahren. Bei EDV-Buchführung müssen alle Informationen auf Datenträgern aufbewahrt und gesichert werden. Das gilt auch für alle elektronischen Aufzeichnungen bezüglich der elektronischen Registrierkasse (Start-, Monatsbeleg usw.).
Zeitraum
Die 7-Jahres-Frist läuft vom Schluss jenes Kalenderjahres an, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde. Für das Kalenderjahr 2010 endet die Aufbewahrungsfrist sieben Jahre später, also am 31.12.2017. Darüber hinaus sind Belege noch so lange aufzubewahren, als ein Verfahren anhängig ist (etwa Außenprüfung oder Beschwerde). Wenn Unterlagen nicht aufbewahrt wurden, ergibt sich daraus für die Abgabenbehörde eine Schätzungsbefugnis.
Sonderregelungen
Für bestimmte Dokumente gelten längere Fristen:
- Aufzeichnungen und Unterlagen zu Grundstücken (22 Jahre). Wir empfehlen jedoch sie ewig aufzubewahren (wegen Immobilien-Ertragsteuer).
- Lohnverrechnungs-Unterlagen (z.B. für die Erstellung eines Dienstzeugnisses)
- Unterlagen für den Mini-One-Stop-Shop (MOSS) müssen Sie 10 Jahre aufbewahren.