Dienstreisen führen bei Dienstnehmern zu höheren Kosten. Diese Aufwendungen werden vom Dienstgeber mittels Kilometer-, Tages- und Nächtigungsgeldern ersetzt. Diese Reisekostenersätze sind bei Erfüllung bestimmter Voraussetzungen sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei.
Eine der Voraussetzungen ist der ordnungsgemäße Nachweis der Dienstreise. Bei Dienstreisen, die mit öffentlichen Verkehrsmitteln angetreten werden, dient der Originalbeleg als Nachweis.
Fahrtkosten mit dem eigenen KFZ müssen mittels Fahrtenbuch belegt werden oder beispielsweise durch eine Reisekostenabrechnung, die dem Dienstgeber vorgelegt wird.
Aus beiden Dokumenten müssen das Datum, die Zeit (Dauer), das Ziel, der Zweck der beruflichen Fahrt sowie die Anzahl der beruflich gefahrenen Kilometer und der Kilometerstand hervorgehen.
Bei Taggeldern muss zusätzlich nachgewiesen werden, dass im Einzelnen eine Dienstreise vorliegt.
Der Nachweis für Nächtigungsgelder wird entweder durch Vorlage des Originalbelegs erbracht oder beispielsweise durch Bestätigung des Unterkunftgebers, sofern das pauschale Nächtigungsgeld angesetzt wird. Können diese angeführten Nachweise nicht erbracht werden, sind die Reisekostenersätze sozialversicherungs- und lohnsteuerpflichtig.