Neue Wege im Rechnungswesen – Schwerpunkt AR
Bei den Ausgangsrechnungen (AR) können Sie sich hinsichtlich Digitalisierung austoben. Hier haben Sie es als Rechnungsaussteller in der Hand, wie stark Sie in die digitale Welt eintauchen wollen.
Order-to-Cash (OtC)
beschreibt den Prozess von der Kundenbestellung (order) über die Leistungserbringung und Warenlieferung bis zur Fakturierung und am Schluss zur Bezahlung durch den Kunden (cash). Integrierte Warenwirtschaftssysteme oder Programme zur Leistungserfassung und -verarbeitung decken den Prozess zumindest bis zur Fakturierung ab. Hier greifen viele Unternehmen zu Branchenlösungen, da sich diese Programme an die Abläufe im Unternehmen sehr gut anpassen.
FIBU-Schnittstelle
Laut einer Studie von Deloitte werden nur bei 49 % der Kleinunternehmen die AR automatisch in die Finanzbuchhaltung (FIBU) übernommen. Bei Großunternehmen sind es immerhin 92 %. Kleine Unternehmen verzichten oft aus Kostengründen auf ein Fakturierungsprogramm und „stricken“ ihre AR selbst in Word oder Excel. Diese fehleranfällige Methode hat noch einen weiteren Nachteil: Es gibt keine Schnittstelle zur FIBU. Alle Rechnungen müssen manuell verbucht werden. Überlegen Sie die Anschaffung einer Fakturierungssoftware – selbst bei einer geringen Anzahl von Ausgangsrechnungen. Wichtig: Prüfen Sie vorab die FIBU-Schnittstelle.
AR-Versand elektronisch oder in Papierform
Die Studie zeigt, dass immerhin 57 % der Unternehmen Ausgangsrechnungen elektronisch verschicken, wenn es Kunden wünschen. Nur 19 % verschicken ausschließlich in Papierform. Fakt ist: Wer Rechnungen elektronisch erstellt, sollte sie auch elektronisch übermitteln. Sonst entsteht ein teurer und zeitaufwendiger Medienbruch. Überlegen Sie, wie der elektronische Workflow aussehen kann. Hier ein möglicher Ablauf:
- Kunden systematisch nach E-Mail-Adresse für Rechnung fragen. Zustimmung dokumentieren.
- Hinterlegung E-Mail-Adresse im Fakturierungssystem
- Abrechnung und elektronische Zustellung
Elektronisch ist nicht gleich elektronisch
Dass Rechnungen nicht als Word- oder Excel-Datei verschickt werden sollen, dürfte inzwischen klar sein. Diese sind leicht veränderbar und können im Streitfall ein Beweisproblem darstellen. Inzwischen hat sich die PDF-Rechnung durchgesetzt und wird zumeist unsigniert als E-Mail-Anhang verschickt. Ist der Empfänger ein Unternehmen mit Vorsteuerabzug, so muss ein innerbetriebliches Steuerungsverfahren den Zusammenhang zwischen Lieferung oder Leistung mit der Rechnung herstellen. Eine elektronische Signatur ist nicht erforderlich.
Auf der Rechnung können Sie mittels QR-Code schon die Rechnungs- und Zahlungsinformationen mitschicken. Für Telebanking-Benutzer ist auch der Hinweis auf die Zahlungsreferenz sinnvoll. Damit erleichtern Sie nicht nur die Verbuchung für den Kunden, sondern stellen sicher, dass mit der Überweisung auch die Rechnungsnummer mitgeschickt wird. Der Bankauszug kann dann automatisch ohne händische Nachbearbeitung verbucht werden. Dabei lernt das System die üblichen Zahlungseingänge kennen und kann nach dieser Lernphase von zwei bis drei Monaten die meisten Zahlungseingänge automatisch verbuchen.
Sie sehen: Auch bei den Ausgangsrechnungen gibt es viel zu digitalisieren. Wir unterstützen Sie gerne.