Rechnungswesen
30. November 2015

Dienstreisen richtig auf­zeichnen?

Dienstreisen führen bei Dienstnehmern zu höheren Kosten. Diese Aufwendungen werden vom Dienstgeber mittels Kilometer-, Tages- und Nächtigungsgeldern er­setzt. Diese Reisekostenersätze sind bei Erfüllung be­stimmter Voraussetzungen sozialversicherungs- und lohnsteuerfrei.

Eine der Voraussetzungen ist der ordnungsgemäße Nach­weis der Dienstreise. Bei Dienstreisen, die mit öffent­lichen Verkehrsmitteln angetreten werden, dient der Originalbeleg als Nachweis.

Fahrtkosten mit dem eigenen KFZ müssen mittels Fahrten­buch belegt werden oder beispielsweise durch eine Reise­kostenabrechnung, die dem Dienstgeber vorgelegt wird.

Aus beiden Dokumenten müssen das Datum, die Zeit (Dauer), das Ziel, der Zweck der beruflichen Fahrt sowie die Anzahl der beruflich gefahrenen Kilometer und der Kilo­meter­stand hervorgehen.

Bei Taggeldern muss zusätzlich nachgewiesen werden, dass im Einzelnen eine Dienstreise vorliegt.

Der Nachweis für Nächtigungsgelder wird entweder durch Vorlage des Originalbelegs erbracht oder beispielsweise durch Bestätigung des Unterkunftgebers, sofern das pau­schale Nächtigungsgeld angesetzt wird. Können diese angeführten Nachweise nicht erbracht werden, sind die Reisekostenersätze sozialversicherungs- und lohnsteuer­pflichtig.

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